社会人としての話し方•伝え方のポイント

社会人としての話し方•伝え方のポイント

話し方と伝え方を変えるだけで仕事できる人間へ

話し方伝え方

友達や家族と話すのとは違い、社会人になると「社会人らしい話し方・伝え方」を求められます。
バイトを始めたばかりの人や会社に入ったばかりの人は、
最初は苦しむことも多いと思います。

こんな事を書いている私も全然ダメでした・・。

「簡潔に話せ!」「だからどうしたいんだ!」「今話すことか?!」と、
色々な駄目だしを受けて、なんとか人並みくらいまで会話ができるようになってから、仕事の楽しさに気付けました。

今思えば、当たり前のことだったと思います。
なんせ、今までそんな重要な会話をしていた訳ではなかったですから、
なんとな~く相手に伝われば生きて来れましたからね!

ただし、仕事でお金を貰うとなると、話は違ってくる訳です。
「時給」という言葉にもある通り、あなたが上司や同僚と話している時間も、チャリンチャリンとお金がかかっているんです。

そうなれば、「なんとな~く」では会社組織は許してくれません。

さて、こんな事を踏まえて、話し方・伝え方について気をつけておくべきことを確認しておきましょう!

新人がやってしまいがちな話し方

新人の話し方

新入社員として入って来た人が、よくやりがちな話し方は、

とにかくひたすら長いまたは大事な部分が抜けている
ということが多いです。

まずは、一つの例を見ていきましょう。
新人Aさんは、上司から「倉庫行ってA部品一式取って来て」と言われます。

しかし、倉庫にはA部品の一部はありましたが、足りないことに気付きました。
これはしっかり伝えなくてはならないと考え、上司の元に再び戻りました。

その時、上司へこんな風に説明をします。

「私が倉庫を見に行った時にカナリ散らかってる中、
部品を探していたのですが、
棚の奥の方があまり見えづらくなっておりまして、
その中からAとBは見つけたのですが、
Cのありかがわからなくて、〜さんに聞いてみたんですけどやっぱりわからないようでして、
わかったら教えて頂けないでしょうか?」

これはかなりダメなパターンです。

ここまで変な風に伝えることはあまりないかもしれませんが、
気付かない内にこれに近いような遠回しな説明をしてしまうことがあります。
(※新人の方で結構こういう説明をする人はいます。)

恐らく、友達に怖い話をするような順序でストーリーごと話してしまう癖がついているのだと思いますが、
社会ではもっと簡潔に伝えなければなりません。

この場合は、
「AとBは見つけました。Cは倉庫のどの辺りにありますか?」
と簡潔に聞くのが良いでしょう。

その上司からすると、Aさんがどんな辛い想いをして、誰に何を聞いたかなんかは興味ありません(もし、~さんに聞く事が約束になっていた場合は別です)。

〜さんに聞くことが義務付けられていた場合は、少し加えて「〜さんは知らないようです」
と言うだけで相手との話が完了してしまう訳です。

これを日常的に行えるようにすることがスーパー初級編です。
もっと複雑な場面でも、話を整理して相手に伝えられるスキルが必要になってきます。

続いては、社会人に求められている話し方について!

社会人として求められる話し方

社会人として求められる話し方

まず、求められるのは「結論から話す」ということです。

簡単に書きましたが、これが最初難しかったりします。

例えば、在庫が足りない場合に、
上長へ以下の事を伝えなければいけないとします。

  1. 倉庫の在庫を確認すること
  2. 在庫があれば持ってくるのに20分かかること
  3. 在庫を取りに行っている間は別のスタッフAに現場を引き継ぐこと
  4. 在庫がなければ、本部に連絡すること
  5. 本部に連絡した場合は、納期を伝えること

この5つの要素がある場合は、どんな順序で伝えていきましょうか。
一度整理して考えて見ましょう。

誤った例
「在庫が足りなくなっていまして、倉庫に取りに行かなければなりません。
私が行こうと思うのですが、その間20分くらいはこの場所を離れることになります。
倉庫に在庫がなければ、本部に連絡して在庫を取り寄せるように手配しておきますね。

本部から倉庫に届く時期は、わかり次第お伝えします。
私がいない間は、スタッフAに現場を引き継ぐように伝えておきますので、よろしくお願いします。」

これでは、優先順位がわかりにくいです。
スーパー初級編で書いた「短くわかりやすく」が出来ていない状態ですね。

自分の視点から伝えているので、相手に伝わりやすい内容とは言えません。

この場合の最優先は、お客様が目の前にいることを考えると、
「現場の仕事に支障がないかどうか」ということになります。

納期を伝える部分に関しては、現場の状況によってこの場で伝えなくても良いかもしれません。

上の話を短くまとめると、

「倉庫の在庫を取りに行くので、20分程離れます。現場はAに任せます。在庫がない場合は、本部に問い合わせて納期は電話でお伝えします。」

とすると、出来る限り短くまとめられます。

現場では上司も働いていますので、手を止めることにならないよう細心の注意が必要です。

他にも話し方・伝え方には大事なポイントがあります。

話し方・伝え方で気をつけるべきポイント

気をつけるべき話し方

話す順番や内容だけではなく、
話をするのに大事なポイントは沢山あります。

営業でも事務職でも何でも一緒ですが、
「伝え方」によって説得力が変わってくるのです。

営業であれば、どんなに良い提案内容でも
ダラダラゆっくり話していたら、契約が取れなかったり。

提案内容が微妙でも、しっかりした口調でわかりやすく話していれば、契約がとれたりします。

せっかくしっかりした提案をしているのに、

「君、何言ってるか全然わからん」

と言われてしまっては勿体ないですよね。

そこで、最後に気をつけておくべきポイントをまとめました!

話す・伝えるときに気をつけておくべきポイント

  1. 話しかける時は「今お時間よろしいでしょうか」と確認してから話す。
  2. 相手の状況を見て、タイミングをうかがってから話しかける。
  3. 早くもなく遅くもなく伝わりやすいスピードで話す。
  4. 口を開けて滑舌良く話す。
  5. 声の高さを少し高めにして話す。
  6. 相手の話を聞いて、理解して話す。
  7. 相手の反応を見て、独りよがりにならない。
  8. 数字や映像(資料•メモ書きなど)でわかりやすく伝える。
  9. 説明すべきところは具体的に伝える。
  10. 敬語を使い、砕けた話し方をしない。

いかがでしょうか?
自分が今日、同僚や上司と話した内容を一つ思い出して当てはめてみてください。

そして、自分の話し方や伝え方に気付きがあれば、改善していきましょう!

あとがき

人に何かを伝えるのって結構難しいんですよね。
仕事となると、内容が複雑になってしまうので、更にレベルアップして難しくなる訳ですよ。
それでも、基本さえしっかり抑えておけば、応用がきくので、早い内に正しい伝え方を習得しておくと便利ですよ!

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